bott Hinweisgebersystem
Die Einhaltung von Recht und Gesetz hat für bott oberste Priorität und bildet die Grundlage unseres Erfolgs.
Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von Fehlverhalten unserer Beschäftigten und Geschäftspartner zu erfahren. Aus diesem Grund hat bott ein Hinweisgebersystem eingerichtet.
Da wir Hinweise auf Fehlverhalten neben der Einhaltung von Recht und Gesetz auch als Chance zur Verbesserung unserer Prozesse verstehen, haben wir ein Interesse an entsprechenden Informationen. Jeder Hinweisgeber muss und kann bei bott auch sicher sein, dass ihm dadurch keine Nachteile entstehen.
Die Rechtsgrundlage zum Schutz vor Nachteilen bildet das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), welches Sie hier einsehen können: https://www.gesetze-im-internet.de/hinschg/index.html und darauf aufbauend unser Hinweisgebersystem, das wir mit dem Betriebsrat abgestimmt haben.
Interne Meldestellen
bott-intern
Sollten Sie als Mitarbeiter oder Geschäftspartner von bott Kenntnis von einem mutmaßlichen Verstoß, insbesondere gegen straf- oder bußgeldbewehrte Rechtsvorschriften, im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit erlangt haben, bitten wir Sie, uns über die E-Mailadresse compliance@bott-group.com einen entsprechende Hinweis zukommen zu lassen.
Auf Wunsch kann alternativ über die E-Mailadresse auch ein persönliches Treffen zur Abgabe eines Hinweises vereinbart werden.
Beispiele für Rechtsverstöße, in dessen Zusammenhang um einen entsprechenden Hinweis gebeten wird, können etwa mutmaßliche Fälle von Diebstahl, Bestechung und Bestechlichkeit, sexueller Belästigung oder auch von Umweltdelikten sein.
Eine Übersicht aller vom Gesetz erfasster Rechtsverletzungen finden Sie in § 2 HinSchG.
bott sichert Ihnen als Hinweisgeber im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz während des gesamten Verfahrens größtmögliche Vertraulichkeit hinsichtlich Ihrer Identität sowie Schutz vor Repressalien zu.
Informationen zur Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erhalten Sie gemäß Art. 13 DSGVO unter nachfolgendem Link: https://www.bott.de/rechtliches/hinweisgebersystem/informationen-zur-verarbeitung-personenbezogener-daten
Ombudsleute
Als Alternative zu der internen bott Meldestelle können Sie sich mit Ihrem Hinweis auch an die Rechtsanwälte der Anwaltskanzlei Roll & Kühner PartmbB (https://anwaltskanzlei-rk.de/) wenden, welche bott als Ombudsleute bestellt hat. Die E-Mailadresse zur Kontaktaufnahme lautet bott.hinweisgeber@anwaltskanzlei-rk.de.
Als Rechtsanwälte unterliegen die Ombudsleute der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht und werden daher Ihre Hinweise nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung an bott weiterleiten.
Im Hinblick auf eine Kenntnisnahme durch bott ist somit die Abgabe einer anonymen Meldung über die Ombudsleute möglich.
Anforderungen an eine Meldung
Bitte fassen Sie Ihre Meldung so konkret wie möglich und beantworten Sie insbesondere die fünf „W-Fragen“: Wer? Was? Wann? Wie? Wo?
Bedenken Sie vor Abgabe Ihrer Meldung zudem, dass diese auch von fachfremden Personen verstanden werden muss.
Ihre Meldung findet auch dann Berücksichtigung, wenn diese von einer Mailadresse gesendet worden sein sollte, welche keine Rückschlüsse auf Ihre Identität zulässt beziehungsweise E-Mails welche insgesamt anonym verfasst wurden.
Bedenken Sie dabei jedoch bitte stets, dass es technisch bedingt für Dritte trotzdem möglich sein kann, Rückschlüsse auf Ihre Identität zu erlangen.
bott selbst wird jedoch in solchen Fällen keine Versuche unternehmen Ihre Identität zu ermitteln.
Nach § 9 HinSchG ist jedoch insbesondere die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, nicht geschützt.
Halten Sie bitte in jedem Fall den Kommunikationskanal für eventuelle Rückfragen der Meldestelle offen.
Verfahrensablauf
Die interne Meldestelle
- bestätigt Ihnen den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen,
- prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt,
- hält mit Ihnen Kontakt,
- prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
- ersucht Sie erforderlichenfalls um weitere Informationen und
- ergreift angemessene Folgemaßnahmen.
Im weiteren Verlauf erhalten Sie innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über geplante sowie bereits ergriffene Maßnahmen als Folge aus Ihrer Meldung sowie über die Gründe, welche zu diesen Maßnahmen geführt haben.
Als Maßnahmen, die ergriffen werden können, kommen z.B. folgende in Betracht:
- Einleitung interner Untersuchungen bei bott
- Einleitung von Maßnahmen zur Behebung des Problems
- Verweis auf andere Kanäle oder Verfahren bei Meldungen
- Abschluss des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise oder anderer Gründe
- Abgabe des Verfahrens zwecks weiterer Untersuchungen an die für interne Ermittlungen zuständige Stelle bei bott oder eine zuständige Behörde
Externe Meldestelle
Wenngleich eine Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugt werden sollte, können Sie sich alternativ auch an das Bundesamt für Justiz als externe Meldestelle des Bundes wenden.
Weitere Anlaufstellen sind etwa die externen Meldestellen bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie dem Bundeskartellamt.